Как управлять цифровым контентом с применением ИИ — эволюция СЭД

За годы мировой практики произошло несколько эволюционных изменений в системах автоматизации документооборота. Сначала они были известны как RM (Records Management), чуть позже — EDMS (Electronic Document Management System), а затем развились в парадигму ECM (Enterprise Content Management). И все это об одном — об автоматизации документооборота. Об эволюции СЭД и роли ИИ в управлении цифровым контентом рассказывает  Анастасия Литвиненко, директор по работе со стратегическими заказчиками ITFB Group.

С ростом объема данных и потребностей бизнеса крупные корпорации стали обращать все больше внимания на порядок в своих процессах, автоматизацию взаимодействия смежных подразделений, совместную работу с документами, организацию оперативных и долговременных архивов, а также на электронный обмен документами с партнерами и заказчиками. Долгое время с помощью систем класса ECM (Enterprise Content Management) организовывалась работа сотрудников на уровне всей организации. Позже появилось понятие «workflow» и процессного подхода (BPM). При использовании процессного подхода с помощью набора инструментов моделируются процессы и настраиваются правила работы с документами разных участников. Такой подход позволяет настроить систему действий сотрудников для достижения результата. Но только схем процессов недостаточно — нужны справочники, ролевые модели, переходы по статусам исполнения и пр. При этом дополнительно необходимо учитывать меняющиеся требования и новые потребности бизнеса.

Пандемия COVID-19 и массовый переход на удаленную работу подтвердили необходимость расширения функций документарных систем, и роль электронного документооборота возросла. В это время объем цифрового трафика значительно вырос. Не все компании оказались готовы к таким изменениям и не смогли оперативно перейти на внутренний и внешний цифровой документооборот.

Сейчас СЭД по праву заняли важную позицию в бизнесе и стали его неотъемлемой частью. Они позволяют повысить эффективность работы, сократить временные затраты на обработку и исполнение документов, повысить контроль исполнительной дисциплины и обеспечить безопасность данных. Их функционал теперь подразумевает не только автоматизацию делопроизводства, но и эффективное управление контентом организации, совместную работу с документами, обеспечение безопасного обмена документами и полный переход в «цифру».

От монолитных систем к CSP-платформам

В текущих реалиях СЭД и ЕСМ-системы с монолитной архитектурой стали неэффективными. Внедрение занимает много времени, и к моменту запуска в промышленную эксплуатацию некоторые их функции могут уже не соответствовать изменившимся потребностям бизнеса.

В последние пять лет мы наблюдаем рост спроса на документарные системы с микросервисной архитектурой. Для обозначения таких решений аналитики Gartner предложили термин CSP (Content Services Platform). Такие системы обеспечивают управление всем цифровым контентом организации, что позволяет создавать и оптимизировать сквозные бизнес-процессы на их основе.

Концепция CSP предполагает отказ от монолитной архитектуры ECM в пользу платформенного решения и набора различных бизнес-сервисов. Платформа имеет инструменты удобной и гибкой настройки, а значит, компании могут итерационно и быстро кастомизировать такие решения под особенности своего бизнеса. При этом все функции, которые ранее были частью ECM, сохраняются: управление документами, записями, задачами, рабочими процессами, сбор и индексирование данных, создание структурированного архива для оперативного и долгосрочного хранения.

Основная ценность CSP для бизнеса заключается в модульном принципе и сервис-ориентированной архитектуре, которые позволяют настраивать управление цифровым контентом, учитывая ролевую модель и доступ к контенту в соответствии с ролью. Кроме того, для каждого типа контента можно настроить индивидуальный исполняемый процесс. Под корпоративным контентом понимается любая документация, включая проектную, отчетную, бухгалтерскую, закупочную, кадровую, договоры, медиафайлы, презентации и другие цифровые данные.

Наш переход к CSP-платформам и разработка «Симфонии»

Модульный подход очень хорошо подходит enterprise-компаниям, которым недостаточно коробочных решений. Поняв это и видя большое будущее именно за CSP, мы разработали платформу «Симфония» с набором конструкторов для гибкой настройки. Решение внесено в реестр российского ПО в конце 2022 года (запись № 16131).

Платформа предназначена для управления цифровым контентом и цифровизации различных бизнес-процессов, и представляет собой набор функциональных модулей, которые можно комбинировать под индивидуальные потребности бизнеса. При этом нет архитектурных ограничений, чтобы в будущем внедрить дополнительные модули или отдельные сервисы. В основе лежит организованный и структурированный репозиторий хранения контента организации, на базе которого выстраиваются сквозные бизнес-процессы в зависимости от типа контента.

За счет унифицированного механизма подписания документов УКЭП и разработанных коннекторов к различным операторам ЭДО можно организовать юридически значимый документооборот с внешними контрагентами, а в случае использования «Симфонии» государственными структурами платформа подключается к МЭДО.

Унифицированный API позволяет оперативно встроить платформу в существующий ИТ-ландшафт и интегрировать с учетными, производственными и прочими системами. Конфигурация платформы, создание организационной структуры, форм, карточек документов, бизнес-процессов и ролевой модели выполняются с помощью встроенных инструментов гибкой настройки платформы:

• конструктора пользовательских справочников;
• конструктора форм/карточек документов;
• конструктора процессов;
• конструктора визуализации данных (дашборды);
• конструктора уведомлений;
• конструктора регистрационных номеров.

При эксплуатации внедренного решения на базе платформы «Симфония» компании самостоятельно могут администрировать, заводить новые типы документов и настраивать под них процессы с применением вышеуказанных конструкторов.

При получении любого документа платформа «Симфония» способна распознавать, извлекать данные и анализировать их с помощью встроенного модуля EasyDoc (это еще один продукт ITFB Group). Этот модуль платформы может обрабатывать различные типы документов, включая цифровые документы и сканы образов бумажных документов. Он автоматически создает карточку и классифицирует документ с применением технологии искусственного интеллекта (ИИ). Это значительно повышает эффективность обработки документов, сокращает время создания карточки и минимизирует человеческий фактор.

Каждый пользователь работает в едином личном кабинете и видит только тот контент, который ему необходим и соответствует его роли в компании. Пользователь может настроить свой рабочий стол индивидуально с помощью конструктора визуализации данных (дашборда) и с помощью виджетов дашборда быстро перейти к преднастроенным рабочим областям и задачам, часто используемым в работе.

Примеры внедрений CSP-платформы «Симфония»

В этом году мы стартовали несколько проектов по внедрению «Симфонии».

Для одного заказчика из транспортной отрасли мы смогли создать на платформе единое информационное пространство для работы с документами, оптимизировать и унифицировать процессы обработки разных типов документов, создать единое хранилище документов с учетом версионности и оптимизировать исполняемые бизнес-процессы.

На этапе предпроектного обследования мы выявили 121 вид обрабатываемых документов. При этом ко всем видам документов мы спроектировали и настроили шесть унифицированных процессов обработки. Оптимизации процессов в этом кейсе удалось достичь за счет применения гибких инструментов платформы. В частности, наша команда настроила логику карточки документа, которая отображает нужный атрибутивный состав в зависимости от вида входящего документа. При этом можно расширять ранее выявленный список видов документов и изменять их атрибутивный состав без программирования, только за счет использования конструкторов.

На базе этих же шести процессов с помощью конструкторов дополнительно были настроены несколько кадровых документов и согласование бюджетного плана с нетиповым атрибутивным составом.

В результате платформа позволила заказчику не просто перейти на электронный документооборот, но и получить инструмент, с которым впоследствии будет легко работать.

Еще одно внедрение платформы мы проводили для энергетической компании. У заказчика было несколько задач: организовать оперативное и долгосрочное хранение документов, внедрить унифицированный инструмент подписания документов УКЭП, организовать ЮЗЭДО с внешними контрагентами, а также повысить оперативность и контроль доступа к архивным данным в реальном времени.

Платформа обеспечила выполнение этих задач. Дополнительно в рамках проекта был настроен модуль распознавания и извлечения данных из сканов документов — он автоматизировал процесс создания карточек документов и их классификацию, повысив эффективность обработки информации.

Эти примеры наглядно демонстрируют модульность CSP-платформы «Симфония» без необходимости разворачивания тяжелого ресурсоёмкого монолита с избыточным функционалом. Возможно использование отдельных сервисов и модулей платформы для решения индивидуальных задач. При этом со стороны платформы нет архитектурных ограничений в последующем развитии.

www.cnews.ru