За годы мировой практики произошло несколько эволюционных изменений в системах автоматизации документооборота. Сначала они были известны как RM (Records Management), чуть позже — EDMS (Electronic Document Management System), а затем развились в парадигму ECM (Enterprise Content Management). И все это об одном — об автоматизации документооборота. Об эволюции СЭД и роли ИИ в управлении цифровым контентом рассказывает Анастасия Литвиненко, директор по работе со стратегическими заказчиками ITFB Group.
С ростом объема данных и потребностей бизнеса крупные корпорации стали обращать все больше внимания на порядок в своих процессах, автоматизацию взаимодействия смежных подразделений, совместную работу с документами, организацию оперативных и долговременных архивов, а также на электронный обмен документами с партнерами и заказчиками. Долгое время с помощью систем класса ECM (Enterprise Content Management) организовывалась работа сотрудников на уровне всей организации. Позже появилось понятие «workflow» и процессного подхода (BPM). При использовании процессного подхода с помощью набора инструментов моделируются процессы и настраиваются правила работы с документами разных участников. Такой подход позволяет настроить систему действий сотрудников для достижения результата. Но только схем процессов недостаточно — нужны справочники, ролевые модели, переходы по статусам исполнения и пр. При этом дополнительно необходимо учитывать меняющиеся требования и новые потребности бизнеса.
Пандемия COVID-19 и массовый переход на удаленную работу подтвердили необходимость расширения функций документарных систем, и роль электронного документооборота возросла. В это время объем цифрового трафика значительно вырос. Не все компании оказались готовы к таким изменениям и не смогли оперативно перейти на внутренний и внешний цифровой документооборот.
Сейчас СЭД по праву заняли важную позицию в бизнесе и стали его неотъемлемой частью. Они позволяют повысить эффективность работы, сократить временные затраты на обработку и исполнение документов, повысить контроль исполнительной дисциплины и обеспечить безопасность данных. Их функционал теперь подразумевает не только автоматизацию делопроизводства, но и эффективное управление контентом организации, совместную работу с документами, обеспечение безопасного обмена документами и полный переход в «цифру».
От монолитных систем к CSP-платформам
В текущих реалиях СЭД и ЕСМ-системы с монолитной архитектурой стали неэффективными. Внедрение занимает много времени, и к моменту запуска в промышленную эксплуатацию некоторые их функции могут уже не соответствовать изменившимся потребностям бизнеса.
В последние пять лет мы наблюдаем рост спроса на документарные системы с микросервисной архитектурой. Для обозначения таких решений аналитики Gartner предложили термин CSP (Content Services Platform). Такие системы обеспечивают управление всем цифровым контентом организации, что позволяет создавать и оптимизировать сквозные бизнес-процессы на их основе.
Концепция CSP предполагает отказ от монолитной архитектуры ECM в пользу платформенного решения и набора различных бизнес-сервисов. Платформа имеет инструменты удобной и гибкой настройки, а значит, компании могут итерационно и быстро кастомизировать такие решения под особенности своего бизнеса. При этом все функции, которые ранее были частью ECM, сохраняются: управление документами, записями, задачами, рабочими процессами, сбор и индексирование данных, создание структурированного архива для оперативного и долгосрочного хранения.
Основная ценность CSP для бизнеса заключается в модульном принципе и сервис-ориентированной архитектуре, которые позволяют настраивать управление цифровым контентом, учитывая ролевую модель и доступ к контенту в соответствии с ролью. Кроме того, для каждого типа контента можно настроить индивидуальный исполняемый процесс. Под корпоративным контентом понимается любая документация, включая проектную, отчетную, бухгалтерскую, закупочную, кадровую, договоры, медиафайлы, презентации и другие цифровые данные.
Наш переход к CSP-платформам и разработка «Симфонии»
Модульный подход очень хорошо подходит enterprise-компаниям, которым недостаточно коробочных решений. Поняв это и видя большое будущее именно за CSP, мы разработали платформу «Симфония» с набором конструкторов для гибкой настройки. Решение внесено в реестр российского ПО в конце 2022 года (запись № 16131).
Платформа предназначена для управления цифровым контентом и цифровизации различных бизнес-процессов, и представляет собой набор функциональных модулей, которые можно комбинировать под индивидуальные потребности бизнеса. При этом нет архитектурных ограничений, чтобы в будущем внедрить дополнительные модули или отдельные сервисы. В основе лежит организованный и структурированный репозиторий хранения контента организации, на базе которого выстраиваются сквозные бизнес-процессы в зависимости от типа контента.
За счет унифицированного механизма подписания документов УКЭП и разработанных коннекторов к различным операторам ЭДО можно организовать юридически значимый документооборот с внешними контрагентами, а в случае использования «Симфонии» государственными структурами платформа подключается к МЭДО.
Унифицированный API позволяет оперативно встроить платформу в существующий ИТ-ландшафт и интегрировать с учетными, производственными и прочими системами. Конфигурация платформы, создание организационной структуры, форм, карточек документов, бизнес-процессов и ролевой модели выполняются с помощью встроенных инструментов гибкой настройки платформы:
- конструктора пользовательских справочников;
- конструктора форм/карточек документов;
- конструктора процессов;
- конструктора визуализации данных (дашборды);
- конструктора уведомлений;
- конструктора регистрационных номеров.
При эксплуатации внедренного решения на базе платформы «Симфония» компании самостоятельно могут администрировать, заводить новые типы документов и настраивать под них процессы с применением вышеуказанных конструкторов.
При получении любого документа платформа «Симфония» способна распознавать, извлекать данные и анализировать их с помощью встроенного модуля EasyDoc (это еще один продукт ITFB Group). Этот модуль платформы может обрабатывать различные типы документов, включая цифровые документы и сканы образов бумажных документов. Он автоматически создает карточку и классифицирует документ с применением технологии искусственного интеллекта (ИИ). Это значительно повышает эффективность обработки документов, сокращает время создания карточки и минимизирует человеческий фактор.
Каждый пользователь работает в едином личном кабинете и видит только тот контент, который ему необходим и соответствует его роли в компании. Пользователь может настроить свой рабочий стол индивидуально с помощью конструктора визуализации данных (дашборда) и с помощью виджетов дашборда быстро перейти к преднастроенным рабочим областям и задачам, часто используемым в работе.
Примеры внедрений CSP-платформы «Симфония»
В этом году мы стартовали несколько проектов по внедрению «Симфонии».
Для одного заказчика из транспортной отрасли мы смогли создать на платформе единое информационное пространство для работы с документами, оптимизировать и унифицировать процессы обработки разных типов документов, создать единое хранилище документов с учетом версионности и оптимизировать исполняемые бизнес-процессы.
На этапе предпроектного обследования мы выявили 121 вид обрабатываемых документов. При этом ко всем видам документов мы спроектировали и настроили шесть унифицированных процессов обработки. Оптимизации процессов в этом кейсе удалось достичь за счет применения гибких инструментов платформы. В частности, наша команда настроила логику карточки документа, которая отображает нужный атрибутивный состав в зависимости от вида входящего документа. При этом можно расширять ранее выявленный список видов документов и изменять их атрибутивный состав без программирования, только за счет использования конструкторов.
На базе этих же шести процессов с помощью конструкторов дополнительно были настроены несколько кадровых документов и согласование бюджетного плана с нетиповым атрибутивным составом.
В результате платформа позволила заказчику не просто перейти на электронный документооборот, но и получить инструмент, с которым впоследствии будет легко работать.
Еще одно внедрение платформы мы проводили для энергетической компании. У заказчика было несколько задач: организовать оперативное и долгосрочное хранение документов, внедрить унифицированный инструмент подписания документов УКЭП, организовать ЮЗЭДО с внешними контрагентами, а также повысить оперативность и контроль доступа к архивным данным в реальном времени.
Платформа обеспечила выполнение этих задач. Дополнительно в рамках проекта был настроен модуль распознавания и извлечения данных из сканов документов — он автоматизировал процесс создания карточек документов и их классификацию, повысив эффективность обработки информации.
Эти примеры наглядно демонстрируют модульность CSP-платформы «Симфония» без необходимости разворачивания тяжелого ресурсоёмкого монолита с избыточным функционалом. Возможно использование отдельных сервисов и модулей платформы для решения индивидуальных задач. При этом со стороны платформы нет архитектурных ограничений в последующем развитии.
www.cnews.ru
Managing Digital Content with AI: The Evolution of Document Management Systems
The evolution of document automation has transitioned from Records Management (RM) to Electronic Document Management Systems (EDMS), eventually reaching the Enterprise Content Management (ECM) paradigm. Today, the industry is moving toward Content Services Platforms (CSP), shifting from monolithic architectures to microservices.
Key Insights from the Evolution:
Real-World Application: In the transport sector, this approach unified 121 document types into just six streamlined processes. In the energy sector, it automated archival storage and legally significant electronic document exchange (LSED).
The Shift to CSP: Unlike monolithic ECM systems, CSPs offer modularity and service-oriented architecture, allowing businesses to customize solutions quickly using low-code tools like process and form designers.
The Role of AI: Artificial Intelligence, integrated through modules like EasyDoc, significantly boosts efficiency by automatically recognizing, extracting data, and classifying documents from both digital files and scans.
«Symphony» Platform: Developed by ITFB Group, this CSP platform utilizes a structured repository to build end-to-end business processes. It features built-in designers for directories, forms, and workflows, eliminating architectural constraints for future scaling.
Жасанды интеллект көмегімен цифрлық контентті басқару: Құжат айналымы жүйелерінің эволюциясы
Құжаттарды автоматтандыру саласы Records Management (RM) жүйесінен бастап, EDMS және ECM (Enterprise Content Management) парадигмаларына дейін дамыды. Қазіргі таңда нарық монолитті архитектурадан бас тартып, микросервистік CSP (Content Services Platform) платформаларына көшуде.
Эволюцияның негізгі бағыттары:
Тәжірибелік мысалдар: Көлік саласында 121 құжат түрі 6 бірыңғай процесске дейін оңтайландырылды. Ал энергетикалық компанияда мұрағаттық сақтау және заңды маңызы бар электрондық құжат айналымы толық автоматтандырылды.
CSP-ге көшу: Монолитті жүйелерден айырмашылығы, CSP модульдік принципке негізделген. Бұл бизнеске конструкторлар көмегімен процестерді, формаларды және рөлдік модельдерді жылдам теңшеуге мүмкіндік береді.
Жасанды интеллектінің рөлі: ИИ технологиялары (мысалы, EasyDoc модулі) құжаттарды тануды, деректерді шығарып алуды және автоматты түрде классификациялауды қамтамасыз етеді. Бұл адам факторын азайтып, өңдеу жылдамдығын арттырады.
«Симфония» платформасы: ITFB Group әзірлеген бұл платформа цифрлық контентті басқаруға және бизнес-процестерді цифрландыруға арналған. Ол бірыңғай репозиторий негізінде жұмыс істейді және кез келген ИТ-инфрақұрылымға API арқылы оңай біріктіріледі.
